I team legali che hanno superato con successo le sfide del lavoro a distanza sono consapevoli che è arrivato il momento di procedere col prossimo step. La tecnologia, che era opzionale prima della pandemia, è ora vitale, il che cambia il modo in cui gli uffici legali devono pensare alla loro strategia digitale a lungo termine.
In un articolo pubblicato su The Lawyer, Jesse Middleton fa il resoconto di una tavola rotonda tenutasi in web meeting, che ha visto come protagonisti Maurits Annegarn di Wolters Kluwer, Sara Mackie Consulente legale del Gruppo French Connection, Emma Tregenza Consigliere generale di Emerald Group, e dove è stato esaminato come i dipartimenti legali possono sfruttare la tecnologia per diventare più efficienti e generare valore all’interno della loro attività.
La sessione si è basata su una ricerca condotta in collaborazione tra Wolters Kluwer e The Lawyer, che sarà pubblicata a maggio, ed includerà un sondaggio ed interviste ai principali consulenti legali del Regno Unito.
Accelerare il cambiamento
Le risultanze della ricerca rivelano che tutti i General Counsel ritengono che il loro dipartimento legale utilizzerà la tecnologia, implementandola entro i prossimi cinque anni. Il 7% ha dichiarato di non utilizzare, oggi, alcuna tecnologia legale. Maurits Annegarn, Segment Manager Legal Software presso Wolters Kluwer, ha commentato che la stessa domanda, sull’aumento del ritmo del cambiamento in ambito tecnologico, posta cinque anni fa, indicava risultati simili. Il fatto che cinque anni dopo, ci siano ancora team che non impiegano la tecnologia legale, dimostra quanto possano essere resistenti al cambiamento alcuni dipartimenti.
I partecipanti sono stati ampiamente d’accordo, agganciando l’evoluzione tecnologica all’emergenza sanitaria. Emma Tregenza ha dichiarato: “Per noi, la pandemia ha accelerato l’uso e l’ampiezza di strumenti che stavamo già utilizzando, come la firma elettronica”. Sara Mackie ha approfondito il punto, aggiungendo: “È stato essenziale consentire a tutti di accedere alle informazioni in modo disparato. Abbiamo constatato un enorme vantaggio dai sistemi di gestione dei contratti basati su cloud, e questo ha facilitato l’efficienza, che porteremo avanti anche dopo la pandemia”.
Superare lo scetticismo
I partecipanti alla tavola rotonda hanno discusso dell’ufficio paparless, che sembrava un sogno irrealizzabile per molti nell’era pre-pandemica.
Gli avvocati, prima scettici, hanno dovuto migliorare le proprie competenze per timore di restare indietro. I risultati della ricerca rivelano che più della metà dei General Counsel ritiene che ottenere il consenso di stakeholder ed utenti sia una sfida chiave quando viene introdotta la tecnologia legale. Ciò non significa, tuttavia, che ogni scetticismo sia svanito. Esiste anche un certo grado di cautela nel cedere all’azienda il controllo di compiti legali a bassa complessità tramite strumenti self-service.
Strategia digitale
La ricerca condotta da Wolters Kluwer e The Lawyer rivela che il 40% dei General Counsel non ha una strategia digitale per il proprio dipartimento legale. Questo dato scende al 28% per gli intervistati provenienti da organizzazioni con un fatturato di oltre 1 miliardo di sterline, ma sale al 47% per le organizzazioni con un fatturato inferiore a 125 milioni di sterline. I delegati della tavola rotonda hanno rilevato che le competenze necessarie per costruire una solida strategia, in particolare per quanto riguarda il budget e la pianificazione finanziaria, spesso sono assenti dalle competenze legali generali.
“Prova a mettere su carta ciò che puoi ottenere da una soluzione”, ha affermato Maurits. “Puoi iniziare misurando la quantità di tempo che dedichi oggi a determinate attività, quindi determinare quanto tempo potresti risparmiare introducendo una certa tecnologia, valutando le promesse dei fornitori e l’esperienza dei tuoi colleghi. Una volta che hai tali numeri, avrai un modo per calcolare qual è il valore ottenuto da una soluzione”.
